Outils et règles d'aide à la facturation pendant la crise Covid 19
Administrativement, après les démarches liées à l’activité partielle et aux pointages des salariés vient le temps de la facturation.
Face à cette situation inédite beaucoup d’interrogations se posent pour notre facturation de mars et d’avril.
De manière générale, 2 cas de figures se présentent :
les clients publics
les clients privés.
Après avoir échangé avec la FEP et avec la direction nous vous communiquons la méthode à adopter dans ces 2 cas.
FACTURATION
Clients Publics :
Différents clients ainsi que la FEP expliquent que la situation actuelle ne doit pas être préjudiciable à Agenor et que, de ce fait, nous sommes en droit de facturer la totalité des prestations contractuelles même si celles-ci n’ont pas été réalisées ou partiellement.
Bien entendu, tous les clients publics ne vont pas l’entendre de cette manière et nous devons conserver nos relations commerciales.
Pour la facturation de mars et avril,
Pour les clients ne s’étant pas manifestés au sujet de la facturation nous les facturons de manière classique.
Pour les clients s’étant manifestés au sujet de la facturation nous les facturons selon leurs demandes (en vérifiant la cohérence de leurs données). Exemple, l’UGAP a communiqué dans ce sens, des clients ont ajustés leurs bons de commandes, …
FACTURATION
Clients Privés :
La consigne est claire : nous facturons uniquement les prestations réalisées.
Cela nécessite donc de passer sur l’ensemble des factures et y modifier les quantités en appliquant un prorata.
Pour faciliter et harmoniser les calculs nous avons décidé d’appliquer la méthode suivante :
Nous partons du principe qu’un mois équivaut à 30,42 jour (365/12).
Nous allons facturer notre client du 1er mars au jour de notre première prestation non réalisée.
Exemple :notre client nous informe de ne plus intervenir chez lui à compter du 17 mars. Le prorata sera donc 17/30,42 soit 0,5588 arrondi à 0,56.
On a ainsi les proratas suivants selon les dates de fermeture du site :
17 mars : 0,56
18 mars : 0,59
19 mars : 0,62
20 mars : 0,66
21 mars : 0,69
22 mars : 0,72
23 mars : 0,76
Dans l’exemple, si habituellement nous facturons 400 €, sur la facture de mars nous viendrons donc modifier la quantité et mettre 0,56 à la place de 1 et en ajoutant en commentaire : fermeture du 17 au 31 pour une facturation finale de 224 €.
Cette méthode de calcul sera généralement favorable à Agenor. Toutefois, dans certains cas ce prorata sera moins intéressant. Vous pouvez alors bien évidemment utiliser un autre mode de calcul en conservant une trace au cas où le client demande de vous justifier.
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